Mit dieser Funktionalität sind Vertragsabschlüsse auf komplett digitalem Weg möglich.
Wichtig: Im Gegensatz zu anderen Online-Formularen enthält das
Online-Vertragsabschluss-Formular vertragsbezogene, persönliche
Kundendaten und kann daher nicht mit einem Link auf der Webseite eingebunden werden.
Stattdessen wird für jeden im System eingerichteten Online-Vertragsabschluss ein eigenes Formular erstellt. Der eigens dafür generierte Link zu diesem Formular darf ausschließlich dem Kunden übermittelt werden! Eine interne Vorschau der kundenspezifischen Formulare ist aus der Vertragsansicht heraus möglich.
Stattdessen wird für jeden im System eingerichteten Online-Vertragsabschluss ein eigenes Formular erstellt. Der eigens dafür generierte Link zu diesem Formular darf ausschließlich dem Kunden übermittelt werden! Eine interne Vorschau der kundenspezifischen Formulare ist aus der Vertragsansicht heraus möglich.
Um einen Online-Vertragsabschluss zu generieren, sind folgende Schritte notwendig:
Schritt 1:
Schüler und Zahlperson müssen im System angelegt sein.
Schritt 2:
Das gewünschte Unterrichtsverhältnis wird angelegt. Bei Kursbelegungen spielen eventuell Geschwisterrabatte, Zuschläge wegen der Gemeindezugehörigkeit etc. eine Rolle, und diese Informationen sind für den Vertragsabschluss wichtig.
Schritt 3:
Aus der Belegung heraus wird ein Vertrag generiert:
Hier werden die Eckdaten des Vertrages festgelegt: Vertragsbeginn sowie die Laufzeit und/oder die Zahl der vertraglich vereinbarten Einheiten.
MSVplus bietet sowohl die Option, Verträge und Vertragsverlängerungen separat über einen Online-Vertragsabschluss vom Kunden bestätigen zu lassen, als auch die Möglichkeit, ein "Bundle" anzubieten. Dies kann zum Beispiel einen Vertrag mit 12 Monaten Laufzeit umfassen, verbunden mit einer Vertragsverlängerung um weitere 12 Monate zu vergünstigten Konditionen.
Das Online-Vertragsabschlussformular kann entsprechend konfiguriert werden. Wie bei Verträgen in Papierform üblich, können weitere Informationen über Eingabefelder vom Kunden eingeholt werden. Entsprechende Felder, zu denen bereits Daten im System vorliegen, können kundenseitig nicht geändert werden. MSVplus bietet aber in diesem Fall die Möglichkeit, über ein Feld "Zusatzinfo" Anmerkungen zu übermitteln (z.B. den Hinweis auf eine neue Mobilnummer etc.).
Schritt 4:
Der Online-Vertragsabschluss wird aus der Vertragsansicht heraus über den Button "+ Neuen Online-Vertragsabschluss anlegen" eingerichtet. Dabei ist festzulegen, ob der Vertrag und/oder eventuelle Verlängerungen Teil des Vertragsabschlusses sein sollen. Auch die entsprechenden zugeordneten Belegungen können selektiert werden. Eine Probestunde, die zum Vertragsabschluss geführt hat, kann intern dem Vertrag zugeordnet sein, aber trotzdem nicht Teil des Online-Vertragsabschlusses werden. Auch Kursverschiebungen in der Vergangenheit, die unter Umständen bei der Stundenplanerstellung im neuen Schuljahr zwangsläufig auftreten, können aus dem Vertragsformular ausgeblendet werden.
Ist der Online-Vertragsabschluss erstellt, wird dem Vorgang eine eindeutige (und nicht zu erratende) ID zugeordnet. Der Link, der die ID beinhaltet und direkt zum Formular führt, darf nur an den Kunden selbst weitergegeben werden. Ist bei der Zahlperson eine Mailadresse hinterlegt, kann dieser Link über eine der gelisteten Mailvorlagen (die ebenfalls angepasst werden können) an den Kunden versendet werden:
Alternativ kann der Link zum Formular in die Zwischenablage kopiert und
außerhalb von MSVplus per Mail oder einen konformen Messenger-Dienst an
den Kunden übermittelt werden:
Der Kunde, der das Formular erhält, kann nun den vereinbarten Konditionen zustimmen oder diese ablehnen. Eine abgelehnte Vertragsverlängerung bedeutet noch nicht, dass der Unterricht endet. Vielmehr hat der Kunde dann das Recht, das Unterrichtsverhältnis monatlich zu kündigen.
Die entsprechenden Informationen werden automatisch in MSVplus hinterlegt und dem Kunden per Mail zugestellt (sofern eine Mailadresse hinterlegt ist). Eine Online-Vertragsbestätigung bzw. -ablehnung wird entsprechend auf dem Dashboard sowie im Menü unter "Unterricht > Online-Vertragsabschlüsse" angezeigt. Optional kann in der Konfiguration auch eine Mailadresse hinterlegt werden, an die eine Kopie der Bestätigung/Ablehnung übermittelt wird.
Entsprechende Online-Vertragsabschlüsse können dann abgehakt werden, um dem System mitzuteilen, dass der Vertragsabschluss vollständig bearbeitet wurde. Abgehakte Posten erscheinen dann nicht mehr auf dem Dashboard, können aber in der Listenansicht aufgerufen werden, wenn das entsprechende Häkchen gesetzt ist:
Entsprechende Online-Vertragsabschlüsse können dann abgehakt werden, um dem System mitzuteilen, dass der Vertragsabschluss vollständig bearbeitet wurde. Abgehakte Posten erscheinen dann nicht mehr auf dem Dashboard, können aber in der Listenansicht aufgerufen werden, wenn das entsprechende Häkchen gesetzt ist: