• Im Reiter "Grundlegende Einstellungen" lässt sich festlegen, ob einzelne freie Zeitslots bei Lehrkräften gebucht werden können (Probestunden/Termine für Einzelunterricht) und ob man sich in laufende Kurse einbuchen kann (Schnupperstunden/Termine für Gruppenunterricht). Außerdem können hier die Buchungsfristen verwaltet werden: wie viel Vorlauf hat der Kunde vor dem buchbaren Termin? Wie weit in die Zukunft sollen die Termine angezeigt werden?
• Über "Probestunden/Einzelunterricht: Standorte" wird festgelegt, ob der Buchende aus einer Liste von Standorten auswählen kann oder muss, und welche Standorte überhaupt angeboten werden. Hat die Musikschule z.B. für den Onlineunterricht virtuelle Standorte angelegt, können diese Einträge aus der Auswahl ausgeschlossen werden.
  
• "Probestunden/Einzelunterricht: Lehrkräfte" bietet die Auswahl der Lehrkräfte an, für die Probestunden/Einzelunterricht gebucht werden kann. Lehrkräfte, die zum Ende des Schuljahres ausscheiden, können hier gezielt deaktiviert werden.
  
  Für Lehrkräfte kann außerdem ein Stundensatz hinterlegt werden, mit dem eine Probestunde vergütet werden kann. Dieser Stundensatz wird dann mit der Dauer der gebuchten Stunde multipliziert und entsprechend bei der Probestunde hinterlegt. Die Vergütung wird nur bei Probestunden berücksichtigt. Wird aufgrund der Konfiguration gleich eine Kursbelegung im Einzelkurs gebucht, erhält die Lehrkraft keinerlei zusätzliche Vergütungen; der neue Kurs wird dann über die Lehrerabrechnung wie gewohnt vergütet.
  
• Der Reiter "Probestunden/Einzelunterricht: Unterrichtsarten" listet alle aktiven Unterrichtsarten, die für den Einzelunterricht vorgesehen sind und für die keine Einschränkung auf 14-täglichen Turnus vorliegt (14-täglich stattfindende Angebote können über das Modul nicht automatisiert gebucht werden). Damit die intern verwendeten Kürzel in für Außenstehende verständliche Buchungsangebote "übersetzt" werden können, kann hier eine passende Beschreibung beigefügt werden.
  
  Hier können Gebühren festgelegt werden, die für die buchende Person fällig werden. Im Fall einer Probestunde kann eine Probestundengebühr angelegt werden, für Kursbelegungen kann eine Anmelde- bzw. Bearbeitungsgebühr erhoben werden.
  
• Für die Buchung in bestehende Kurse liefert "Schnupperstunden/Gruppenunterricht: Kurse" eine entsprechende Auswahl. Auch hier können Kursbezeichnungen bearbeitet werden, um das Angebot verständlich zu gestalten.
  
  Hier ist ebenfalls die optionale Angabe einer Schnupperstunden- bzw. Anmeldegebühr vorgesehen.
  In der Spalte "max. Anzahl Schnupperteilnehmer pro Einheit" kann eine Obergrenze an Anfragen festgelegt werden. Für einen laufenden Kurs in Musikalischer Früherziehung kann die Zahl der Schnupperteilnehmer hier auf maximal zwei Kinder pro Termin gedeckelt werden, auch wenn noch fünf freie Plätze vorliegen, damit die Lehrkräfte  die Betreuung der interessierten Kinder zusätzlich zu den regulären Teilnehmern bewältigen können.
  Das hier konfigurierbare Ampelsystem wird im nächsten Abschnitt gesondert erklärt.
  
• Die weiteren Reiter legen entsprechend fest, welche Personendaten abgefragt werden sollen, bestimmen das generelle Erscheinungsbild etc. Dies funktioniert ganz analog zu den anderen Online-Formularen und wird daher hier nicht im Detail ausgeführt.
  
  Eine Ausnahme bilden die Daten, die bei der Zahlperson angefragt werden sollen: hier ist es möglich, zwischen kostenfreien und kostenpflichtigen Angeboten zu unterscheiden und für beide Fälle separate Datenfelder anzuwählen. Somit ist es möglich, bei einer kostenfreien Probestunde nur minimale Daten abzufragen und die Zahlperson ggf. komplett auszublenden; bei der Buchung einer Kursbelegung hingegen kann dann gleich ein SEPA-Mandat als Pflichtfeld hinterlegt werden.
  

Ampelsystem

Für buchbare Kurse kann im entsprechenden Reiter wahlweise das Ampelsystem aktiviert werden:



Man sieht an diesem Beispiel, dass man dem angebotenen Kurs einen attraktiven Namen geben kann, der potentielle Kunden neugierig macht. Für diesen Chor ist die Ampel aktiviert worden. Die Option "gelb" bedeutet, dass die normalerweise grün dargestellten buchbaren Zeitslots dann in gelber Farbe hinterlegt werden. Zusätzlich kann ein Textbaustein im Reiter "Erscheinungsbild" vorgegeben werden, der dann erscheint:





Unabhängig von der Option "gelb" kann auch die Option "rot" aktiviert werden. Normalerweise werden Zeiten, zu denen keine buchbaren Terminslots vorliegen, in der Ansicht mit dem Hinweis "keine Termine in dieser Woche verfügbar". Soll stattdessen der Termin trotzdem angezeigt werden, wenn er stattfindet, aber bereits voll belegt ist, dann kann dies über die Option "rot" geschehen. Auch hier gibt es einen konfigurierbaren Textbaustein, der ergänzend eingeblendet wird:

Belegungsoptionen

Sowohl bei den Unterrichtsarten als auch bei den Kursen kann für jeden Eintrag einzeln ausgewählt werden, ob eine Buchung als Probe- bzw. Schnupperstunde oder direkt als Kursbelegung im System angelegt wird. Im ersten Fall bekommt der Anfragende die Interessenten-Rolle zugewiesen, im zweiten Fall zusätzlich die Schülerrolle. Für Einzelunterricht in Verbindung mit einer Kursbelegung wird dann auch gleichzeitig ein neuer Kurs erstellt.
Anmeldegebühren bzw. Gebühren für Probe- oder Schnupperstunden werden bei diesem Vorgang nur dann erhoben, wenn sie entsprechend in der Konfiguration hinterlegt sind; die globale bzw. individuell pro Unterrichtart vorgegebene Anmeldegebühr wird hier nicht berücksichtigt.

Individualisierte Formular-Links

das konfigurierte Formular kann über den entsprechenden Link aufgerufen werden. Dazu wird entweder der Link auf der Webseite integriert oder die URL in einem <iframe>-Element als Quelle hinterlegt. Letzteres hat den Vorteil, dass das Formular in der Webseite eingebettet wird und der Kunde dann rein optisch nicht die Webseite der Einrichtung verlässt.
Es gibt zusätzlich die Möglichkeit, über entsprechende URLs Teilbereiche des Formulares einzubetten. Hinter jedem aktivierten Eintrag wird ein kleiner Link-Button eingeblendet, der die entsprechenden Daten enthält.

• Standorte: hat eine Musikschule mehrere Standorte, die auch separat auf der Webseite vorgestellt werden, kann ein standortspezifisches Formular aufgerufen werden, dass nur die Angebote eines Standortes listet.
• Lehrkräfte: werden die Lehrkräfte einzeln auf der Webseite vorgestellt, kann mit einem spezifischen Link direkt auf das Probestundenangebot dieser Lehrkraft verlinkt werden.
• Unterrichtsarten: gibt es Unterseiten, in denen die einzelnen Fächer und Instrumente vorgestellt werden, kann ein Formular integriert werden, das z.B. nur Probestunden im Fach Geige, 30 Minuten anbietet.
• Kurse:  für spezielle Kursangebote kann ebenfalls ein entsprechender Link erstellt werden, der zum Beispiel auf einen neuen MFE-Kurs verweist, der ab dem kommenden Monat startet und immer montags um 17 Uhr stattfindet. Kunden können sich dann direkt in diesen Kurs einbuchen.
  

Abschließende Hinweise

Jeder erfolgreiche Buchungsvorgang generiert einen oder mehrere neue Personeneinträge. Weil für einen niederschwelligen Einstieg in der Regel nur essentielle Kontaktdaten erfragt werden, ist eine vollautomatische, zu 100% sichere Zuordnung zu bestehenden Personen nicht möglich. Sollte die Person aber bereits im System vorliegen, kann ein neuer Personeneintrag bequem mit einem bestehenden Datensatz abgeglichen und zusammengeführt werden.