MSVplus enthält eine umfangreiche Wiedervorlagefunktion, die es ermöglicht, Erinnerungen zu erstellen, aber auch Nachrichten gezielt an andere Benutzer bzw. Benutzergruppen zu richten. Um eine neue Benutzergruppe anzulegen, rufen Sie im Konfigurationsmenü
„Benutzer/Rechte" auf. Hier können zusätzlich zu den Benutzer-Verwaltungsfunktionen neue Benutzergruppen angelegt und verwaltet werden. Denkbar ist eine Gruppe
„Verwaltung", eine Gruppe
„Lehrer" etc.
Einer Benutzergruppe kann wahlweise eine Farbe zugeordnet werden; bei
Benutzern kann zusätzlich ein Profilbild hochgeladen werden, um die
Übersichtlichkeit zu verbessern.
Nachrichten an Benutzer(gruppen) bieten echte Dialogmöglichkeiten: jeder Benutzer kann eine Anmerkung verfassen und auch Dateien hochladen. Als praxisnahes Beispiel sei hier die Planung eines Konzertes angeführt: jeder Lehrer kann eine Liste seiner Beiträge hochladen, die finale Konzertabfolge wird ebenfalls als Datei-Upload an alle Lehrer verteilt.
Jeder Empfänger kann die Nachricht (als Lesebestätigung) abhaken; sie erscheint dann nicht mehr in seinem Account. Wenn jemand Änderungen vornimmt, erscheint die Nachricht wieder als
„ungelesen" beim Benutzer. Somit ist zu jeder Zeit nachvollziehbar, ob jeder Nachrichtenteilnehmer über den aktuellen Stand der Dinge informiert ist. Der Eigentümer einer Nachricht kann diese auch komplett abhaken; eine solche Nachricht taucht nicht mehr bei den Empfängern auf, selbst wenn noch keine Lesebestätigung gesetzt ist.
Sie können Nachrichten/Erinnerungen anlegen, indem Sie einen Tag, eine Uhrzeit, Text und gegebenenfalls einen Benutzer oder eine Benutzergruppe spezifizieren. Außerdem können Sie optional diesem Termin eine Person, einen Kurs, eine Prepaidkarte, eine Sonderbelegung oder eine Probestunde zuordnen, so dass Sie von der Anzeige des Termins direkt zur entsprechenden Ansicht wechseln können.
Angelegte Termine erscheinen frühestens eine Woche vor Erreichen des Termines auf der Übersichtsseite (Dashboard). Die Darstellung von Terminen ist dabei dreigeteilt. Es gibt einen Bereich für Termine, die am jeweiligen Tag anstehen, einen für Termine, die in der aktuellen Woche fällig werden und es gibt einen Bereich für Termine, die innerhalb von sieben Tagen liegen, jedoch nicht mehr in der aktuellen Kalenderwoche.
Weiter zurückliegende sowie weiter in der Zukunft liegende Termine finden Sie immer bei Nachrichten und Erinnerungen in der Terminliste.
Termine mit Zuordnungen zu Kursen, Prepaidkarten etc. erscheinen auch in den entsprechenden Einzelansichten. Das Anlegen von Erinnerungen ist ebenfalls direkt in diesen Ansichten möglich.
Das Ändern/Editieren von Terminen ist meist an Ort und Stelle möglich. Klicken Sie dazu auf den Stift rechts neben dem jeweiligen Termin. Es öffnet sich ein Fenster mit Eingabefeldern, so dass Sie das Datum, die Uhrzeit oder den Text einfach ändern können. Nach dem Speichern werden Sie gefragt, ob Sie die Seite neu laden möchten. Wählen Sie „OK“, um die Anzeige des Termins zu aktualisieren.
In der Komplettansicht der Nachrichten und Erinnerungen („Übersicht“ > „Dashboard“ > im grauer Kasten „Nachrichten/Erinnerungen öffnen“ oder über das Menü
„Übersicht" >
„Erinnerungen / Nachrichten") haben Sie außerdem die Möglichkeit, über den Button „Nachrichten drucken“ eine Liste auszudrucken und über den Button „Nachrichten im iCal-Format exportieren“ eine ics-Datei herunterzuladen. Verwenden Sie diese Datei, um die exportierten Termine in den von Ihnen verwendeten Kalender zu importieren oder um die Terminliste an andere Personen zu versenden.
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