Mit dem Vertrags-Status haben Sie die Möglichkeit, zu jeder Kursbelegung einen Bearbeitungsstatus zu hinterlegen. Es gibt folgende Status-Stufen, die aufeinander aufbauen:
• Status unbekannt
• Probe-Schüler
• Vertrag zurückerwartet bis [Datum]
• Vertrag abgeschlossen
Zusätzlich gibt es den Status „Vertrag nicht zustandegekommen“, der es ermöglicht, das Enddatum der Kursbelegung automatisch auf den Tag vor dem eigentlichen Kursbeginn zu setzen und somit den Kurs als nicht abrechnungsrelevant zu markieren. Sinnvoll kann dies für Schülerinnen und Schüler sein, die bereits regulär erfasst und für Kurse eingeteilt wurden, im letzen Moment aber doch nicht zum Unterricht erscheinen und die Anmeldung zurückziehen. Diese Schülerinnen und Schüler können dann leicher gefiltert und aus dem System gelöscht werden.
Mit Hilfe von Optionen in der Konfiguration können Sie steuern, ab welchem Status Kursbelegungen in Statistiken und in Abrechnungen berücksichtigt werden. Beispielsweise könnte es erwünscht sein, dass Sie Probeschüler schon als Schüler anlegen und auch bereits (evtl. reduzierte) Gebühren für die Probezeit berechnen, dass diese Schüler vorerst aber nicht in den Schülerzahlstatistiken mitgerechnet werden.
Unter „Personen“ > „Alle Personen“ finden Sie rechts unter „Aktionen“ im grauen Kasten „Filter“ die Option „Vertrags-Status-Filter“. Damit erhalten Sie einen Überblick, welche Schüler sich in welchem Status befinden. Standardmäßig werden Schüler im Status „Vertrag abgeschlossen“ nicht mit angezeigt, da in der Regel vor allem für Kursbelegungen mit niedrigeren Status Handlungen erforderlich sind.