Im Bereich „Personen“ haben Sie verschiedene Filter zur Verfügung:
• Personenfilter / Serienbriefe
• Zahler filtern
• Lehrer filtern
• Lastschrift-Aussetzer anzeigen
• Kündigungs-Liste
• Rabatt-Liste
• Familien-Rabatt-Liste
• Vertrags-Status-Filter
• Protokoll-Liste
Mit dem
Personenfilter
haben Sie die Möglichkeit, unter
„a) Schülerfilter“ Ihre Schüler nach beliebigen Kriterien zu filtern. Standardmäßig werden dabei nur die aktiven Schüler berücksichtigt. Über den ausklappbaren Button „erweiterte Optionen“ können Sie auch inaktive Schüler mit einbeziehen oder einen Zeitraum für die Aktivitäts-Ermittlung festlegen. Die Kriterien für die Filterung können Sie schrittweise angeben, diese werden mit einer logischen UND-Verknüpfung zusammengefasst. Es werden also nur die Schüler angezeigt, auf die alle Filterkriterien zutreffen. Schüler, die mehrere Kurse belegt haben, tauchen in den Ergebnissen mehrfach auf (für jede Kursbelegung einmal).
Oder Sie können unter
„b) Eltern/Zahler exportieren“ alle Daten der Zahler oder Eltern exportieren.
Unter dem ausklappbaren Button
„Spaltenauswahl treffen" wählen Sie die anzuzeigenden Spalten für Ihr nachfolgendes Ausgabeformat aus.
Mit dem Personenfilter können Sie Mails verschicken (wichtig: E-Mail-Einstellungen bei „Konfiguration“ > „Grundkonfiguration“ müssen korrekt ausgefüllt sein) und auch Serienbriefe erstellen. Dazu müssen Sie das Filterergebnis als Excel-oder CSV-Datei abspeichern und können diese Datei dann als Datenquelle für Serienbriefe in OpenOffice oder Microsoft Word verwenden. Ob Etikettendruck, Einladungen, Briefumschläge oder Briefe – die Erstellung der Dokumente selbst können Sie wie gewohnt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm vornehmen, die Daten für die Adressen, Anreden usw. können aber aus MSVplus kommen.
Hinweis: Mit dem Zusatzmodul „Dokumentenvorlagen“ können auch direkt PDF- Dokumente als Seriendokument für alle erfilterten Schüler erzeugt werden. Der Umweg über ein Textverarbeitungsprogramm kann dann entfallen.
Im folgenden Beispiel würden alle aktiven Schüler herausgesucht werden, die männlich und 18 Jahre oder älter sind:
Für die Ausgabe des Filterergebnisses haben Sie folgende Möglichkeiten:
Anzeigen:
Das Filterergebnis wird am Bildschirm tabellarisch angezeigt. In der Tabelle können Sie anschließend nach einzelnen Spalten sortieren. Diese Ausgabeart eignet sich auch gut als Vorschaufunktion, bevor Sie eine andere Ausgabe wählen.
Excel:
Speichert das Filterergebnis in einer Excel-Tabelle (Dateiendung xls oder xlsx). Auch dieses Dateiformat ist gut dazu geeignet, für Serienbriefe in Word oder OpenOffice/ LibreOffice als Datenquelle zu dienen.
CSV1/CSV2:
Das CSV-Format (Comma Separated Values) ist ein Standard-Format für die tabellarische Speicherung von Daten. Sie können CSV-Dateien z.B. mit Excel oder OpenOffice/LibreOffice öffnen und auch für Serienbriefe verwenden. Der verwendete Zeichensatz ist UTF-8.1 Je nach verwendetem Tabellenkalkulationsprogramm müssen Sie CSV1 oder CSV2 verwenden; der Unterschied besteht im Trennzeichen zwischen den Daten (Komma oder Semikolon).
vCard:
Eine vCard ist eine „elektronische Visitenkarte“, die ein Benutzer mit einem Mausklick direkt in das Adressbuch seines E-Mail-Programms oder seines Mobiltelefons übernehmen kann.
Zum Versenden einer Mail an die gefilterten Personen wählen Sie unterhalb der möglichen Ausgabe-Datenformate den Button
„Serien-SMS/-Mail". Für das Verfassen der Mail stehen Ihnen auch hier Platzhalter zur Verfügung. Zusätzlich zum gewünschten Text können Sie Mailanhänge hinzufügen.
Bei der Empfängerauswahl unter Schritt 2 sehen Sie die Personen, auf die Ihre Filterkriterien zutreffen. Sie können an dieser Stelle noch Personen abwählen als Empfänger und Sie prüfen an dieser Stelle, ob für alle Personen eine Mailadresse hinterlegt ist oder Sie gegebenenfalls auf den SMS-Versand ausweichen müssen.
Darüber hinaus können Sie Lehrer oder auch externe Personen mit in den Verteiler aufnehmen.
Wenn Sie keine Filterkriterien auswählen, können Sie sich alle aktiven Schüler ausgeben lassen.
Ein Videotutorial zum Personenfilter finden Sie an dieser Stelle: https://www.msvplus.de/hilfe/screencasts/video-personenfilter/).
Zahler filtern
Hier können Sie sich beispielsweise alle Barzahler / Zahler per Rechnung anzeigen lassen. Die angezeigten Zahler können Sie in einem Excel-Export weiterverarbeiten oder Sie können eine Serien-E-Mail / -SMS an diese versenden.
Lehrer filtern
Im
Lehrer-Filter wählen Sie die anzuzeigenden Spalten aus und entscheiden, ob Sie nur aktive oder auch inaktive Lehrer sehen wollen. Das Ergebnis können Sie auch hier als Excel-Datei speichern oder einen cCard-Export erstellen oder aber Sie schreiben eine Serien-E-Mail/-SMS an die gefilterten Lehrer.
Wollen Sie prüfen, für welche Zahlpersonen Sie die Lastschrift ausgesetzt haben und diese gegebenenfalls erneut aktivieren, dann nutzen Sie die den Filter
Lastschrift-Aussetzer:
In der
Kündigungs-Liste sehen Sie je nach Auswahl die zukünftigen oder vergangenen Kündigungen und (wenn angehakt) Kurswechsel:
In der Rabatt-Liste finden Sie die aktuell (bzw. mit dem Button ehemalige Rabatte einblenden auch diese) bei Ihren Schülern verwendeten Rabatte, wofür diese gegeben werden, von wann bis wann diese gültig sind und ob sie beim Lehrer-Handling (sofern das Anteilsverfahren genutzt wird) einen Einfluss haben.
Sie können Rabatte aus dieser Liste heraus auch beenden mit einem Eintrag im bis-Feld. Neue Rabatte können hier allerdings nicht angelegt werden, dies ist in der Schüleransicht vorzunehmen.
In der Familien-Rabatt-Liste nehmen Sie eine Kontrolle der Familienrabatte vor. Sie sehen Gruppierungen - je nach Auswahl nach gemeinsamen Erziehungsberechtigten oder Zahlern - und finden heraus, ob Sie den Familien-oder Geschwisterrabatt für alle zugeordneten Kursbelegungen hinterlegt haben. Im u.g. Beispiel der Familie Lorenzen sollte der Geschwisterrabatt für die Kursbelegung Ges 45 2er ergänzt werden.
Im Vertrags-Status-Filter sehen Sie je nach Auswahl im Filter die Schüler mit Status unbekannt; Vertrag nicht zustandegekommen; Status Probe-Schüler; Vertrag wird zurückerwartet zum von Ihnen ausgewählten Stichtag oder mit Status Vertrag abgeschlossen.
Aus dieser Liste heraus können Sie den Vertrags-Status von Personen ändern, indem Sie links neben dem Namen das Kästchen anklicken und im ausklappbaren Feld darunter den gewünschten neuen Status auswählen und dann den roten Button "Vertragsstatus ändern" klicken.