Die Schüleransicht informiert Sie über die wichtigsten Angaben, die in Zusammenhang mit der Schülerrolle der Person stehen.
Zugeordnete Belegungen
Oben im rechten Teil der Ansicht befindet sich eine Auflistung der belegten Kurse, Prepaidkarten, Sonderbelegungen und Probe-bzw. Schnupperstunden. Durch einen Klick auf den entsprechenden Button können Sie dem Schüler eine Belegung (Probe-/Schnupperstunde, Sonderbelegung, Prepaidkarte oder Kursbelegung) zuordnen.
Exemplarisch sollen hier die Funktionen der Kursbelegung näher erläutert werden:
Sie können eine Kündigung eintragen, indem Sie bei „bis“ auf „Ende eingeben“ klicken und das Enddatum eingeben. Datumsangaben werden in MSVplus immer in der deutschen Schreibweise tt.mm.jjjj eingegeben. Sie können das Datum korrigieren oder löschen, indem Sie auf das End-Datum klicken. Um eine Kündigung zurückzunehmen, leeren Sie das Datumsfeld einfach. Auch das Anfangsdatum können Sie ändern, indem Sie darauf klicken.
Weitere Optionen, die Sie bei jeder Kursbelegung haben, sind:
• Sie können einen Vertrag (bzw. Anmeldebestätigung) anlegen und ausdrucken
• Sie können Pausen und Ausfälle eingeben, also Zeiträume, für die dem Schüler keine Gebühren berechnet werden sollen.
• Insofern Sie in der Grundkonfiguration im Reiter Grunddaten Ihre Einrichtung als Mitglied im VdM gekennzeichnet haben, können Sie hier eine Neue Kooperation für die
Auswertung im VdM-Bericht erstellen.
• Je nach gewählten Zusatzmodulen gelangen Sie von der zugeordneten Belegung auch zur Funktion des jeweiligen Moduls, z.B. zur Dokumentenausgabe über die
„Dokumentenvorlagen" oder die Anzeige der Anwesenheiten bei Nutzung des Moduls
„Anwesenheiten".
Ehemalige Kursbelegungen, also solche, die durch eine Kündigung oder einen Fachwechsel beendet wurden, werden einer höheren Übersichtlichkeit zugute standardmäßig ausgeblendet. Um diese früheren Kursbelegungen anzuzeigen, klicken Sie rechts oben auf „x ehemalige Kursbelegung(en) einblenden“.
Rabatte / Ermäßigungen und Zuschläge
In der Schüleransicht können Sie für jede Kursbelegung Rabatte anzeigen, anlegen und ändern. Klicken Sie dazu in im Feld der Kursbelegung auf „Rabatte verwalten“. Anschließend erscheint unter der Kursbelegung ein Bereich für die Rabatte. Wenn es bereits Rabatte gibt, werden sie in einer verkürzten Form dargestellt und können bei Bedarf ausgeklappt werden, um sie zu ändern oder zu löschen.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen weiteren Rabatt hinzuzufügen. Die eingegebenen Rabatte werden standardmäßig in der Reihenfolge ihrer Eingabe abgearbeitet, so dass bei den weiter unten aufgeführten Rabatten als Ausgangspreis das Ergebnis des vorherigen Rabatts verwendet wird.
Sie können mehrere Rabatte aber auch immer bezogen auf den Grundpreis berechnen lassen. Dies legen Sie in der Grundkonfiguration im Reiter Kurse fest.
Sie können auch negative Rabatte eingeben, um Zuschläge zu verlangen. Dies könnte z.B. der Fall sein, wenn Ihre Standard-Preise für Kinder und Jugendliche gelten, Erwachsene aber mehr bezahlen sollen.
Rabatte können eine Bezeichnung haben (für Sie intern: als Gedächtnisstütze und Erklärung), Sie können absolut (Abzug in Euro vom Normalpreis) oder relativ (Prozente) sein und zeitlich beschränkt sein. Rabatte können der Einfachheit halber immer nur monatsweise definiert werden. Schließlich können Sie noch angeben, ob der Rabatt auch Auswirkungen auf das Lehrerhonorar haben soll (sofern der Lehrer ein Honorar nach dem Anteilsverfahren erhalten soll).
Feste Endbeträge
Neben den Rabatten haben Sie auch mit der Funktion „Feste Endbeträge“ ein Werkzeug, um Abweichungen vom Normalpreis anzulegen. Während Rabatte sich gut für längerfristige Ermäßigungen eignen, sind Fixbeträge eine gute Wahl bei Abweichungen, die nur in speziellen Monaten gelten sollen. Beispielsweise könnten Sie bei Vertragsbeginn für den ersten Monat mit den Eltern einen festen Preis vereinbart haben.
Hier können Sie, nachdem Sie auf „+ Feste Endpreise eingeben“ geklickt haben, für einen oder mehrere Monate im Voraus Endbeträge eingeben, die dann im Schüler- Abrechnungslauf berücksichtigt werden. Die festen Endbeträge ersetzen die reguläre Gebührenermittlung, d.h. alle sonstigen gebühren-beeinflussenden Faktoren spielen keine Rolle: Anteilige Monate, Rabatte, Pausen werden in den entsprechenden Monaten ignoriert und MSVplus wird im Abrechnungslauf stur den eingetragenen festen Endbetrag verwenden. In den Abrechnungen wird das Vorhandensein eines solchen Fixpreises gesondert gekennzeichnet.
Es lässt sich auch für das Lehrerhonorar ein fester Endpreis eintragen. Dieser wird jedoch nur berücksichtigt, wenn die Bezugsgröße für die Honorarabrechnung die einzelne Kursbelegung ist, und nicht dann, wenn auf Basis von Kursen abgerechnet wird. Bei der Abrechnung im Anteilsverfahren würden diese Fixbeträge daher berücksichtigt, bei der Abrechnung nach Stundensatz hingegen nicht.
Weitere Angaben zu Schülern
Im Bereich „Geschwister“ werden Personen aufgezählt, denen die gleichen Eltern zugeordnet worden sind wie der aktuellen Person. Über die Funktion „Neues Geschwisterkind anlegen“ können Sie schnell und einfach einen neuen Schüler anlegen, dem die gleichen Eltern zugeordnet werden wie dem aktuellen Schüler.
Daneben werden die Zahlperson und ggf. der/die Erziehungsberechtigte(r) aufgeführt. Klicken Sie auf die jeweiligen Namen, um zu den Personenansichten der zugewiesenen Personen zu gelangen.
Sie können auch das eingetragene Geburtsdatum und Geschlecht ändern. Zudem haben Sie für Schüler ein großes Notizfeld zur Verfügung, in das Sie beliebigen Text eintragen können. Schließlich besteht noch die Möglichkeit, Schülern eine „Kurz-Notiz“ zuzuordnen, die dann in den Stundenplänen neben dem Namen des Schülers angezeigt wird. Dies macht z.B. bei einer Bläsergruppe Sinn, damit Sie oder die Lehrkraft das Instrument des jeweiligen Schülers der Gruppe gleich mit einsehen können / kann. Nach dem Eingeben von Änderungen müssen Sie zunächst auf „Speichern“ klicken, damit die Änderungen in die Datenbank geschrieben werden.