Die detaillierte Ansicht für die Personenrolle „Zahlperson“ besteht aus mehreren Blöcken.
Zahlerdaten und zugeordnete Schüler
Im ersten Block können Sie die wichtigsten Zahlerdaten eingeben:
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Zahlungsweise: Lastschrift, Überweisung oder Barzahlung.
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Zahlungszeitpunkt: Es lassen sich für den Lastschrifteinzug zwei Einzugszeitpunkte unterscheiden. In MSVplus sind diese mit „Monatsanfang“ und „Monatsmitte“ benannt. Sie können unter 7.1. Grundkonfiguration im Reiter "Zahlungsverkehr" selbst definieren, welchen Tag Sie für die beiden Einzugszeitpunkte hinterlegen.
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Zahlungsperiode: Monatliche Zahlung oder vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich im Voraus.
Falls Sie bei der Zahlungsweise „Lastschrift“ gewählt haben, können Sie darunter zunächst den Kontoinhaber eingeben. Mit der Option „keine Lastschrifteinzüge“ können Sie den Zahler vorläufig aus dem Lastschriftverfahren aussetzen lassen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie noch kein Lastschrift-Mandat vorliegen haben oder es Probleme beim Einzug gab. Sobald Sie die Option wieder abgeschaltet haben, wird der gesamte offene („aufgestaute“) Betrag eingezogen, sobald Sie das nächste Mal einen Lastschriftenlauf durchführen.
SEPA-Lastschrift-Mandat
Unter diesem Abschnitt befinden sich folgende Informationen:
• Mandatsreferenz: Für SEPA-Lastschriften müssen Sie für jedes SEPA-Mandat (entspricht einer Einzugsermächtigung) eine Mandatsreferenz vergeben. Es ist empfehlenswert, auf Sonderzeichen zu verzichten und sich auf Buchstaben und Zahlen zu beschränken. MSVplus belegt die Mandatsreferenz standardmäßig mit der ID-Nummer des Zahlers, aber Sie können diesen Wert frei überschreiben.
• Mandatsdatum: Bei SEPA-Mandaten tragen Sie hier das Unterschriftsdatum des Mandates ein. Für Einzugsermächtigungen aus Vor-SEPA-Zeiten ist das Mandatsdatum in der Regel das Datum, an dem Sie den Kunden über die Umwidmung der Lastschrifteinzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat informiert haben.
• Letzte Mandatsnutzung: Das Datenfeld "letzte Mandatsnutzung" wird von MSVplus automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem (zuletzt) ein SEPA-Lastschrift mit diesem Mandat erfolgt ist. Hinweis: SEPA-Lastschriftmandate verfallen 36 Monate nach der letzten Nutzung. In diesem Fall muss der Zahler mit einer neuen Mandatsreferenz neu angelegt werden. SEPA-Mandatsversion/Bankverbindung. Hier wird die SEPA-Bankverbindung der Zahlperson angezeigt. Bei Änderungen können Sie neue „Mandatsversionen“, also unterschiedliche Bankverbindungen innerhalb des bestehenden SEPA-Mandates, erfassen.
Mit der Funktion „Neue Mandatsversion/Bankverbindung eingeben“ können Sie eine neue Mandatsversion anlegen und terminieren, ab wann diese gültig ist.
In der rechten Spalte finden Sie einen Block, in dem die Schüler aufgelistet werden, für die diese Zahlperson zuständig ist. Jede Zahlperson kann die Unterrichtsgebühren für beliebig viele Schüler bezahlen. Als Vorschau sehen Sie hier auch die Kosten, die für den aktuellen Monat voraussichtlich gebucht werden. Hier werden auch Rabatte und anteilige Monate berücksichtigt.
Über die Funktion „Detaillierte Aufstellung der Unterrichtsbeiträge“ können Sie sich auch anzeigen lassen, welche Unterrichtsgebühren nach dem aktuellen Datenstand in
den vergangenen und zukünftigen Monaten fällig waren und sind. Ebenfalls gelistet werden dort die Sollstellungen und Habenstellungen des Zahlerkontos, gruppiert nach Kalendermonat.
Zahlerkonto
Beim Zahlerkonto handelt es sich um ein Kundenkonto, das für die Zahlperson bei Ihnen geführt wird. Sie sehen hier übersichtlich aufgelistet, welche Gebühren dem Zahler berechnet worden sind und wann Zahlungseingänge erfolgt sind. Wenn es Buchungen gibt, die länger als 6 Monate zurückliegen, wird das Zahlerkonto gekürzt, so dass Sie nur die Posten des letzten halben Jahres sehen. Auf Wunsch können Sie aber auch den kompletten Kontoauszug abrufen („Alles anzeigen“). Auch ein Export im PDF-Format ist möglich, z.B. für den Ausdruck oder um den Auszug einem Zahler per Mail zukommen zu lassen.
Darunter haben Sie die Möglichkeit, von Hand Buchungen in das Zahlerkonto vorzunehmen. Die Buchungen für die Unterrichtsgebühren, Anmeldegebühren und Zahlungseingänge werden in der Regel über die Abrechnungsfunktionen automatisch gebucht. Sie können durch diese Funktion aber z.B. Kosten für Notenmaterial abrechnen, Gutschriften erfassen, eventuelle Fehlbuchungen ausgleichen oder Mischzahlungen realisieren (Beispiel: Eine Zahlperson bezahlt normalerweise per Lastschrifteinzug, bezahlt aber einen Teil der Gebühren ausnahmsweise bar). Negative Buchungen führen zu einer Senkung des Kontostands (Sie erwarten also mehr Geld von der Zahlperson), positive zu einer Erhöhung (der Kunde hat ein entsprechendes Guthaben bei Ihnen, von dem er zehren kann).
Für Lastschrifteinzüge bildet der Kontostand die Grundlage. Es wird immer der gesamte ausstehende Betrag eingezogen.