2.9. Interessentenverwaltung

Die Interessentenverwaltung ist ein hilfreiches Werkzeug, um Personen, die (noch) keine Schüler sind, zu verwalten und im Blick zu behalten. Im Unterschied zu Schülern müssen für Interessenten noch keine Angaben zum Zahler gemacht werden. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um zu vermerken, welcher Art das Interesse eines Interessenten ist.

Um einen neuen Interessenten anzulegen, wählen Sie im Menü „Personen“ die Funktion „Neuen Interessenten“. Alternativ dazu können Sie auch auf der Übersichtsseite die Funktion „Neuen Interessenten anlegen“ im grauen Kasten unter der Rubrik „Personen anlegen“ nutzen.

Rechts können Sie in zwei Spalten jeweils Eltern und Zahler zuweisen (optional).

Darunter gibt es eine Auswahl „Woran besteht Interesse?“ Standardmäßig ist das Häkchen bei „Allgemeines Interesse“ gesetzt. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie potenzielle Interessenten haben, die sich aber noch nicht im Klaren darüber sind, welchen Unterricht sie belegen wollen. Wenn das Interesse bereits genauer bezeichnet werden kann, entfernen Sie das Häkchen und es erscheint eine Liste Ihrer Unterrichtsprogramme. Daraus können Sie eines auswählen. Anschließend erscheint eine Liste der zum Unterrichtsprogramm gehörenden Unterrichtsarten. Daraus können Sie dann eines oder mehrere auswählen (Strg-Klick oder Command-Klick). Sie können aber auch die Option „egal“ wählen, wenn die Interessentin oder der Interessent z.B. zwar schon weiß, welches Instrument sie oder er spielen möchte, aber noch nicht, in welcher genauen Form.

Genau das passiert auch, wenn Sie einen Interessenten in einen Schüler umwandeln.

Tipp: Wenn sich ein Interessent für mehrere Unterrichtsprogramme interessiert, können Sie nach dem Anlegen der Person in der Personenansicht ein weiteres Interesse hinzufügen. Anschließend können Sie die beiden Vorgänge separat voneinander bearbeiten.

Wie beim Unterricht können Sie auch beim Lehrer die Auswahl „Lehrer ist egal“ beibehalten oder aber einen oder mehrere Lehrer auswählen, bei denen ein Unterricht in Frage kommt.

Aus der Standort-Liste müssen Sie mindestens einen Standort auswählen, können aber auch mehrere verwenden.

Das „Eintragsdatum“ wird von vornherein auf das aktuelle Datum gesetzt. Sie können dieses Datum modifizieren, was z.B. dann sinnvoll ist, wenn Sie Interessentenzettel oder Voranmeldungen von Papier in MSVplus übertragen. Anhand des Eintragsdatums können Sie später Ihre Interessenten sortieren und auf diese Weise eine Warteliste realisieren.

Auf Wunsch können Sie Notizen hinterlegen.

Schließlich geben Sie noch einen Status an und klicken auf „Speichern“.

Es gibt das Feld „Status“ mit insgesamt 8 Ebenen. Dem Status sind jeweils kurze Bezeichnungen als Vorschlag zugeordnet. Diese Bezeichnungen dienen nur als Anhaltspunkt, was Sie mit dem Status-System machen können. Sie können für die Nummern 1 bis 6 in der Grundkonfiguration im Reiter Interessenten die Bezeichnungen frei konfigurieren oder einzelne Statuseinträge abwählen. Die Vorschläge beruhen auf den folgenden Überlegungen:

1. „Allgemeiner Kontakt“, kein konkreter Interessent, sondern allgemein eine Adresse, die Sie im System verwalten möchten. 

2. „Allgemeines Interesse“, ein Interessent, der zwar grundsätzlich daran interessiert ist, an Ihrer Schule Unterricht zu nehmen, aber bislang noch nicht klar geäußert hat, welchen Unterricht er machen möchte. 

3. „Spezielles Interesse“, ein Interessent, der schon weiß, welches Instrument (Unterrichtsprogramm) er belegen möchte, aber vielleicht noch nicht genau, welche Unterrichtsart oder bei welchem Lehrer. 

4. „Sehr spezielles Interesse“, ein Interessent, der schon genaue Vorstellungen von seinem Wunschunterricht hat, so dass Ihnen vielleicht schon die Zuweisung einer Unterrichtsart oder eines Lehrers möglich ist. 

5. „Probestunde vereinbart“: Im Workflow vieler Musikschulen steht nach dem Status 4 an, dass der Schüler einen Probeunterricht macht. Man könnte Status 5 also als eine Konkretisierung und Verfestigung des „sehr speziellen Interesses“ ansehen. 

6. „Warteliste“, der Interessent hat sich für einen Unterricht und Lehrer entschieden, aber es sind keine Plätze unmittelbar frei, so dass der Interessent warten muss, bis ein Unterrichtsplatz frei wird. Wie Sie die Interessentenverwaltung zum Management von Wartelisten nutzen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt (Interesen für bestehende Personen).

7. „Erledigt/Schüler geworden“, der Interessent hat die Interessentenverwaltung erfolgreich durchlaufen und ist Schüler geworden. 

8. „Erledigt/kein Interesse mehr“, das Interesse war nicht stark genug und der Interessent hat abgesagt. Status 7 und 8 erscheinen standardmäßig nicht in der Interessentenauflistung, sie können aber auf Wunsch angezeigt werden, z.B. um einen Überblick darüber zu bekommen, welche Schüler über die Interessentenfunktion zu Schülern geworden sind, oder um gezielt Interessenten noch einmal anzuschreiben, die sich letztlich doch gegen einen Unterricht an Ihrer Schule entschieden haben.

Interessen für bestehende Personen 

In der Personenansicht finden Sie eine Auflistung der Rollen, die eine Person einnimmt. Der Punkt „Interessent“ ist farblich markiert:

Grün: Die Person hat derzeit ein aktives Interesse.

Grau: Für diese Person gab es ein Interesse, das aber erledigt ist (Status 7 oder 8)

Sie haben nun die Möglichkeit, nicht nur neue Interessenten anzulegen, sondern können auch für bestehende Personen „Interessen“ speichern. Sinnvoll ist das z.B., wenn ein Schüler noch ein zweites Instrument beginnen möchte oder eine Mutter auch selbst musikalisch aktiv werden möchte.

Wenn Sie in die Rolle „Interessent“ wechseln, können Sie über die Option „Neues Interesse anlegen“ in die im vorigen Abschnitt beschriebene Ansicht zum Erstellen eines neuen Interessenten wechseln, wobei hier die Personengrunddaten bereits vorausgefüllt sind. Es wird also keine neue Person erstellt, sondern der bestehenden Person die Rolle Interessent zugewiesen und das Interesse gespeichert.

Es ist auch möglich, einer Person gleichzeitig mehrere Interessen zuzuordnen.

Interessenten auflisten und filtern

Über die Interessentenverwaltung („Interessenten-Liste“ im Menü „Personen“) erhalten Sie eine Auflistung der im System eingegebenen Interessenten. Die Tabelle enthält Namen, Unterrichtsinteresse, Alter, Angaben zu Zahlern und Eltern, das Eintragsdatum, einen evtl. angegebenen Lehrerwunsch, die in Frage kommenden Standorte, von Ihnen angegebene Notizen, den Status sowie der Person zugeordnete Termine. Die Notizen werden standardmäßig in voller Länge dargestellt, können aber auf Wunsch auch verkürzt gelistet werden, um ggf. die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Standardmäßig wird die Liste aufsteigend nach den Namen sortiert. Sie haben aber verschiedenste Möglichkeiten, die Sortierung zu beeinflussen. Auch können Sie über Filtermechanismen steuern, welche Interessenten Ihnen angezeigt werden sollen.

Über den Button Spaltenauswahl können Sie zudem wählen, welche Spalten der Liste Ihnen angezeigt werden.

Sie können die (gefilterete oder ungefilterte) Interessenten-Liste als Excel-Datei exportieren, eine Serien-Mail oder -SMS an die Interessenten versenden oder - sofern als Zusatzmodul gebucht - ein Dokument aus Ihren Dokumentenvorlagen an die Teilnehmer versenden.

Um eine Wartelisten-Funktion zu realisieren, klicken Sie oben in der Interessenten-Liste bei „Filterung“ auf „Filterung verwenden“ und setzen Sie ein Häkchen bei „Unterrichtsprogramm“. Wählen Sie das Unterrichtsprogramm, für das Sie die Warteliste sehen möchten. Setzen Sie das Häkchen bei Status und setzen Sie sowohl von-also auch bis-Wert auf „6 -Warteliste“, damit Ihnen nur Interessenten mit diesem Status gelistet werden. Rechts neben den Filteroptionen lassen Sie sich die „Sortiermöglichkeiten“ anzeigen und wählen „nach Eintragsdatum aufsteigend“.

Wenn Sie dann auf „Liste aktualisieren“ klicken, wird Ihnen eine Liste aller Interessenten für diesen Unterricht angezeigt, deren Status auf 6 steht. Die Liste ist nach Eintragsdatum sortiert, so dass die Schüler, die am längsten warten, an oberster Stelle stehen.

Filterungen speichern 

Wenn Sie bestimmte Kombinationen von Filterkriterien und/oder Sortierungen häufiger benötigen, können Sie diese aufrufen und anschließend in Ihrem Webbrowser als Lesezeichen oder Bookmark speichern. Durch Aufruf dieses Lesezeichens wird Ihnen jeweils immer die gewünschte Liste mit den gewählten Filterkriterien neu erstellt.