Mit der Anonymisierungs-Funktion haben Sie die Möglichkeit, personenbezogene Daten zu löschen, ohne dabei die Datenbank-Verknüpfungen zu zerstören. Somit bleiben Statistiken aussagekräftig.
Ihre Möglichkeiten mit der Anonymisierungs-Funktion:
1. Sie können einzelne Datensätze im allgemeinen Bereich der Personenansicht anonymisieren. Dies ist einer Löschung grundsätzlich vorzuziehen. Anonymisiert werden können Personen erst, nachdem eine Mindestfrist von zwei Monaten seit dem Ende der letzten Aktivität z.B. in Form einer Kursbelegung oder einer Zahlung verstrichen ist.
2. Mit dem Anonymisierungslauf können Sie automatisiert Datensätze anonymisieren lassen. Zum Anonymisierungslauf gelangen Sie über „Personen“ > „Alle Personen“ und hier im grauen Kasten Aktionen den Link „Anonymisierungslauf“ wählen. Anschließend geben Sie ein, welche Sperrfrist Sie ansetzen möchten, d.h. seit wie vielen Jahren eine Person inaktiv sein muss, damit ihre Daten als "nicht mehr benötigt" angesehen werden. Voreingestellt ist eine Frist von zehn Jahren, was der üblichen steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist entspricht. Diese Frist können Sie nach Ihren Wünschen und Anforderungen ändern. Bitte klicken Sie nach der Eingabe auf „absenden“, um die Liste zu aktualisieren. Die Liste enthält nun anonymisierbare Personen, die Sie noch einzeln ab-bzw. anwählen können.
Bitte bedenken Sie, dass die Anonymisierung in MSVplus nicht rückgängig gemacht werden kann.
Beachten Sie ggf. bestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die einer Löschung oder Anonymisierung entgegenstehen könnten. Informieren Sie sich im Zweifel bei einem Anwalt oder Steuerberater. Aus Gründen der Datenintegrität bleiben Backups von Löschungen und Anonymisierungen unbeeinflusst.
Beim Anonymisieren wird nicht nur die Rolle, sondern die Person insgesamt anonymisiert, somit Name, Anschrift etc. geleert. Zugeordnete Dokumente, Kommentare, Protokolleinträge etc. werden gelöscht. Als Geburtsdatum wird die Jahresmitte des Geburtsjahres gesetzt, damit statistische Auswertungen möglich bleiben, ebenso bleibt die Geschlechtsangabe erhalten.