Einleitung
Der Versand von Massenmails ist ein kritisches Thema, das spezielle Überlegungen sowohl in Bezug auf die E-Mail-Infrastruktur als auch auf die Einhaltung von Best Practices erfordert. In diesem Artikel werden häufig auftretende Probleme und empfohlene Lösungen vorgestellt.
SMTP-Zugangsdaten überprüfen
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre SMTP-Zugangsdaten korrekt in MSVplus hinterlegt sind. Dies umfasst Host, Port, Username und Passwort. Falsche Angaben können dazu führen, dass Mails nicht gesendet werden.
SPF und DKIM konfigurieren
SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind Authentifizierungsverfahren, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mails als legitim eingestuft und somit zugestellt werden. Fehlende oder falsche SPF- und DKIM-Einträge können dazu führen, dass Ihre Mails als Spam klassifiziert werden oder nicht zugestellt werden. Diese Einträge müssen in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain konfiguriert sein. Wenn Sie nicht wissen, wie dies geht, kontaktieren Sie bitte Ihren Domain- oder Hosting-Anbieter.
Versandlimitierungen
Einige E-Mail-Provider haben Beschränkungen für den Versand von Massenmails. Es könnte beispielsweise eine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der E-Mails pro Tag oder pro Stunde geben. Wenn Sie diese Limits überschreiten, werden Ihre E-Mails möglicherweise nicht zugestellt. Überprüfen Sie die Richtlinien Ihres E-Mail-Providers und halten Sie sich daran.
Whitelisting von MSVplus-Servern
Was ist Whitelisting?
Beim Whitelisting handelt es sich um den Prozess, bestimmte IP-Adressen oder Domains als vertrauenswürdig einzustufen. Durch das Hinzufügen von IP-Adressen zur Whitelist Ihres E-Mail-Servers können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass E-Mails erfolgreich zugestellt werden.
Warum ist Whitelisting nützlich?
Whitelisting kann dazu beitragen, dass E-Mails von MSVplus nicht als Spam klassifiziert oder blockiert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Massenmails oder wichtige Benachrichtigungen an Nutzer:innen oder Lehrkräfte versenden.
Wie funktioniert das Whitelisting?
Kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Provider: Der Prozess zum Hinzufügen von IP-Adressen zur Whitelist variiert je nach Provider. Einige bieten eine Benutzeroberfläche für diese Einstellungen, bei anderen müssen Sie den Support kontaktieren.
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MSVplus IP-Adressen hinzufügen: Fügen Sie die folgenden IP-Adressen zur Whitelist Ihres E-Mail-Servers hinzu:
- IPv4: 142.132.207.10
- IPv6: 2a01:4f8:261:534d::2
Testen Sie die Einstellungen: Nachdem die IP-Adressen zur Whitelist hinzugefügt wurden, sollten Sie den E-Mail-Versand testen, um sicherzustellen, dass die E-Mails nun zuverlässig zugestellt werden.
Umgang mit Bounce-Nachrichten
Was sind Bounce-Nachrichten?
Bounce-Nachrichten sind Fehlermeldungen, die Sie erhalten, wenn eine E-Mail aus verschiedenen Gründen nicht zugestellt werden konnte. Sie enthalten in der Regel Informationen darüber, warum die Zustellung fehlgeschlagen ist.
Arten von Bounces
Hard Bounce: Dies ist ein dauerhafter Zustellfehler. Beispiele sind ungültige E-Mail-Adressen oder ein blockierender Mailserver. Hard Bounces sollten umgehend aus Ihrem Verteiler entfernt werden.
Soft Bounce: Dies ist ein temporärer Zustellfehler, beispielsweise aufgrund eines vollen Postfachs des Empfängers. Diese Adressen sollten überwacht und bei wiederholten Soft Bounces entfernt werden.
Bounce-Nachrichten interpretieren
Die Bounce-Nachricht enthält oft einen Fehlercode und eine Beschreibung, die Aufschluss darüber geben, warum die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Häufige Fehlercodes sind zum Beispiel 550 (Zustellung verweigert) oder 421 (Server temporär nicht erreichbar). Die genaue Bedeutung kann je nach Mailserver variieren.
Lösungsansätze
Datenqualität: Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Listen regelmäßig auf ungültige oder veraltete Adressen und entfernen Sie diese.
E-Mail-Content: Manchmal führen bestimmte Inhalte oder Anhänge dazu, dass E-Mails geblockt werden. Überprüfen Sie die Bounce-Nachricht auf Hinweise, ob dies der Fall sein könnte.
Server-Blacklists: Wenn Ihr Mailserver auf einer Blacklist steht, werden E-Mails möglicherweise von mehreren Empfängern abgelehnt. Tools wie MX Toolbox können Ihnen helfen, dies zu überprüfen.
Provider kontaktieren: In unklaren Fällen kann es hilfreich sein, den Support Ihres E-Mail-Providers zu kontaktieren. Sie können oft spezifische Hinweise geben, warum E-Mails nicht zugestellt werden.
Spezialisierte Dienste nutzen: Professionelle Mail-Dienste bieten oft detaillierte Berichte und Analysen zu Bounces, die Ihnen dabei helfen können, die Probleme zu identifizieren und zu lösen.
Spezialisierte Mail-Dienste
Wenn der Versand von Massenmails für Ihre Organisation wichtig ist, sollten Sie die Nutzung eines spezialisierten E-Mail-Dienstes in Betracht ziehen. Anbieter wie Mailjet, SendGrid, Rapidmail oder Mailgun bieten spezielle Funktionen für den Massenversand, höhere Versandlimits und bessere Zustellraten. Meistens können Sie die SMTP-Einstellungen dieser Dienste einfach in MSVplus hinterlegen.
Fazit
Der Versand von Massenmails ist ein komplexes Thema, das sowohl technische als auch organisatorische Überlegungen erfordert. Die oben genannten Lösungsansätze können Ihnen helfen, häufig auftretende Probleme zu vermeiden oder zu beheben. Bitte beachten Sie, dass MSVplus keinen Einfluss darauf hat, wie Ihr Mailserver und die Mailserver der Empfänger interagieren.