Mit dem August-Update sind an mehreren Stellen neue Hinweise rund um Verträge hinzugekommen. Dieser Artikel erklärt, was sie bedeuten und wie Sie sie dauerhaft auflösen.
Das Wichtigste in Kürze
- Keine der Meldungen ist eine Fehlermeldung. Es sind Hinweise, die auf Klärungsbedarf aufmerksam machen.
- Das Update hat nichts an Ihren Daten oder an bestehenden Buchungen geändert. Die Hinweise machen nur sichtbar, was vorher unbemerkt blieb.
- Dass direkt nach dem Update viele Einträge auf einmal erscheinen, ist normal: Die Prüfungen sind neu und zeigen vor allem ältere Bestände. Jeder geklärte Fall verschwindet dauerhaft, und neue Fälle entstehen kaum noch.
- Sie müssen nichts sofort erledigen — Sie können ganz normal weiterarbeiten und abrechnen. Es lohnt sich aber, die Listen nach und nach durchzugehen; bei einigen Einträgen kann es sonst passieren, dass Unterricht nicht berechnet wird, obwohl er berechnet werden soll.
- An jeder Meldung finden Sie ein Fragezeichen-Symbol, das die Zusammenhänge direkt im Programm erklärt.
Hintergrund: Kursbelegung und Vertrag – zwei Ebenen, zwei Status
Für die Erfassung von Unterricht gibt es in MSVplus mehrere Ebenen, die aufeinander aufbauen:
- Die Kursbelegung ist der unmittelbare Eintrag: Sie steuert, ab wann und bis wann ein Unterricht im Stundenplan und in den Abrechnungen erscheint.
- Darüber können Sie – optional – einen Vertrag legen. Er bildet den vertraglichen Rahmen ab: Laufzeit, garantierte Einheiten, geltende AGB-Version, Verlängerungen.
- Aufbauend auf dem Vertrag kann als dritte Ebene der Online-Vertragsabschluss genutzt werden, bei dem Ihre Kund:innen den vorbereiteten Vertrag online annehmen.
Sowohl die Belegung als auch der Vertrag haben einen Status (z. B. „aktiv“, „wartend“, „Vertrag erwartet bis …“, „angenommen“). Seit dem August-Update sind diese beiden Status miteinander gekoppelt: Sobald am Vertrag eine Entscheidung festgehalten ist, übernimmt die zugehörige Belegung ihren Status automatisch von dort. Vertrag und Unterricht können so nicht mehr versehentlich auseinanderlaufen — das war zuvor möglich und blieb oft unbemerkt.
Die Hinweise zeigen die Fälle, in denen diese Kopplung noch nicht greifen kann oder in denen Vertrag und Belegungen nicht zusammenpassen. Wer die Vertragsebene nicht nutzt, sieht keinen dieser Hinweise.
Ein wichtiger Begriff vorab: Mehrere Meldungen sagen, eine Entscheidung sei noch nicht erfasst. Gemeint ist damit nicht, dass Sie oder Ihre Kund:innen sich nicht entschieden hätten — gemeint ist nur, dass die Entscheidung im System noch nicht festgehalten wurde (als Annahme oder Ablehnung am Vertrag). Gerade bei älteren, längst laufenden Verträgen ist das häufig der Fall: Der Unterricht läuft seit Jahren, aber die Annahme wurde im Programm nie ausdrücklich erfasst. Das war bisher folgenlos und unsichtbar — jetzt wird es angezeigt, damit es einmal sauber nachgetragen werden kann.
Die Meldungen im Einzelnen
1. „Vertragsentscheidung noch nicht erfasst“ in der Schüler:innenabrechnung
Wo: In der Vorschau der Schüler:innenabrechnung (Gebühren und Nachberechnungen), als gelber Kasten über der Tabelle und als Zusatzzeile unter einzelnen Belegungen.
„Vertragsentscheidung noch nicht erfasst — Zu den folgenden Belegungen gehört ein Vertrag oder eine Verlängerung, bei der im System noch nicht festgehalten ist, ob sie angenommen oder abgelehnt wurde. …“
Was das bedeutet: Zu diesen Unterrichten ist ein Vertrag oder eine Verlängerung erfasst, an dem im System noch keine Annahme oder Ablehnung festgehalten ist. Solange diese Angabe fehlt, kann der Vertrag den Belegungsstatus nicht führen — die Abrechnung richtet sich dann allein nach dem Status, der an der Belegung selbst eingetragen ist. Hinter jedem Eintrag steht, was das konkret heißt:
- „wird regulär abgerechnet“ — die Belegung wird ganz normal berechnet.
- „keine Gebühr (0 €)“ — für die Belegung wird keine Gebühr berechnet, weil ihr Status sie noch nicht zur Abrechnung freigibt.
Zusätzlich nennt jeder Eintrag den Status der Belegung selbst. So ist auf einen Blick erkennbar, welcher der beiden Status die 0 € verursacht.
So lösen Sie einen Eintrag dauerhaft auf:
- Klicken Sie im Hinweis auf „Entscheidung dokumentieren“. Das Fenster „Vorgang bearbeiten“ öffnet sich direkt. Alternativ führt der Weg über den Vertrag: dort die farbige Status-Schaltfläche anklicken.
- Halten Sie die Entscheidung fest: Annahme (bei mehreren Laufzeitoptionen zusammen mit der gewählten Option) oder Ablehnung.
- Danach verschwindet der Eintrag aus der Liste, und der Belegungsstatus wird ab sofort automatisch vom Vertrag geführt.
Gut zu wissen: Mit der Annahme übernimmt die Belegung Status und Laufzeitende vom Vertrag — genau das ist der Zweck der Kopplung. Bei korrekt gepflegten Altfällen ändert sich dadurch an der Abrechnung nichts; der Hinweis verschwindet nur.
Worauf Sie achten sollten: Sehen Sie sich vor allem die Einträge mit „keine Gebühr (0 €)“ an. Wenn der Unterricht dort eigentlich laufen und berechnet werden soll, holen Sie die Annahme wie oben beschrieben nach — sonst bleibt die Gebühr bei 0 €. Solche Fälle sind in der Abrechnungstabelle leicht zu übersehen, weil der voreingestellte Filter „Zahler mit Summe 0 Euro ausblenden“ sie ausblendet. Genau deshalb werden sie oben im Kasten gesammelt angezeigt.
2. „X laufende Verträge enthalten Zeiträume, für die keine Belegung eingetragen ist“
Wo: Als blauer Hinweis auf der Startseite, mit den Verweisen „Zur Liste“ und „Was bedeutet das?“. Beim Öffnen eines betroffenen Vertrags erscheint dort außerdem:
„Lücke in der Belegungszuordnung: … läuft vom … bis zum …, ohne dass für diese Zeit eine Belegung zugeordnet ist. Bitte ordnen Sie eine Belegung zu oder passen Sie die Laufzeit an.“
Was das bedeutet: Diese Verträge laufen aktuell, aber für einen Teil ihrer Laufzeit ist keine Unterrichtsbelegung zugeordnet. Für diese Zeiträume erscheint der Unterricht weder im Stundenplan noch in der Abrechnung — obwohl der Vertrag läuft. Der Hinweis schützt Sie also vor allem davor, dass vertraglich vereinbarter Unterricht unbemerkt nicht berechnet wird.
Typische Ursachen: Eine Belegung wurde beendet oder gelöscht, ohne den Vertrag anzupassen; ein Vertrag wurde verlängert, ohne eine anschließende Belegung anzulegen; oder einem älteren Vertrag wurde nie eine Belegung zugeordnet.
So lösen Sie einen Eintrag auf: Über „Zur Liste“ gelangen Sie zur Übersicht. Dort steht seit dem Update ein kurzer Kasten „So arbeiten Sie diese Liste ab“ mit den drei Schritten. Im Einzelnen:
- Öffnen Sie den betroffenen Vertrag. Die Meldung im Vertrag nennt den genauen Zeitraum der Lücke.
- Läuft der Unterricht weiter? Ordnen Sie die passende (ggf. neu angelegte) Belegung im Bereich der Belegungszuordnung zu.
- Ist der Unterricht tatsächlich beendet? Passen Sie stattdessen die Vertragslaufzeit an bzw. erfassen Sie die Kündigung — dann beschreibt der Vertrag wieder die Wirklichkeit.
Muss das sofort sein? Nein. Aber je Fall lohnt sich die zeitnahe Klärung, weil für die Lückenzeiträume derzeit nichts berechnet wird.
3. „Bereits laufende Verlängerungen ohne erfasste Entscheidung“
Wo: Als Panel auf der Startseite.
„Diese Verlängerungen laufen bereits, aber Annahme oder Ablehnung ist noch nicht festgehalten. Bis dahin werden die zugehörigen Belegungen zum Grundpreis abgerechnet — ein Laufzeit-Rabatt aus einer gewählten Option fehlt also noch.“
Was das bedeutet: Diese Vertragsverlängerungen haben bereits begonnen, aber es ist noch nicht festgehalten, ob die Kund:in sie angenommen oder abgelehnt hat. Bis dahin werden die zugehörigen Belegungen zum Grundpreis berechnet — ein Laufzeit-Rabatt aus einer der angebotenen Optionen fehlt also noch. Was Grundpreis, Basispreis und Endpreis unterscheidet, erklärt das Fragezeichen hinter dem Wort „Grundpreis“.
So lösen Sie einen Eintrag auf: Öffnen Sie den Vertrag aus dem Panel und klicken Sie bei der Verlängerung auf „Vorgang abschließen …“ (bzw. auf die Status-Schaltfläche). Erfassen Sie die Annahme mit der gewählten Laufzeitoption — oder die Ablehnung; im Ablehnungsfall läuft der Unterricht monatlich kündbar weiter, sofern Sie ihn nicht beenden.
4. Status-Fenster: „Ihr Status folgt dem Vertrag“
Wo: Beim Öffnen des Status-Fensters einer Kursbelegung, die zu einem Vertrag gehört.
„Die Belegung … gehört zu Vertrag Nr. … Ihr Status folgt dem Vertrag, damit Vertrag und Unterricht nicht widersprüchlich werden — geändert wird er deshalb dort, z. B. über ‚Vorgang bearbeiten‘.“
Was das bedeutet: Neu seit dem Update: Bei Belegungen mit Vertrag stellen Sie den Status nicht mehr an der Belegung selbst um. Er folgt automatisch dem Vertrag — so können Vertrag und Unterricht nicht widersprüchlich werden. Auch in der Sammel-Statusänderung sind solche Belegungen deshalb nicht mehr einzeln anwählbar.
So ändern Sie den Status trotzdem: Direkt aus dem Fenster heraus über „Vorgang bearbeiten“ bzw. „Vertrag aufrufen“ — die Änderung am Vertrag wird sofort für die Belegung übernommen. Das ist kein Umweg, sondern derselbe Klickweg an der jetzt maßgeblichen Stelle.
Häufige Fragen
Ist das eine Fehlermeldung? Ist etwas kaputt?
Nein. Alle hier beschriebenen Meldungen sind Hinweise. Ihre Daten sind vollständig und unverändert; es ist durch das Update auch keine Buchung entstanden oder weggefallen.
Warum erscheinen die Hinweise jetzt plötzlich — und warum so viele?
Die Prüfungen dahinter sind mit dem August-Update neu hinzugekommen. Sie zeigen beim ersten Mal den gesamten Bestand an — also vor allem Fälle aus den vergangenen Jahren, in denen z. B. eine Annahme nie im System erfasst wurde. Das ist kein Rückschritt, sondern der Anfang vom Aufräumen: Jeder geklärte Fall verschwindet dauerhaft, und weil das Programm die Status jetzt koppelt, entstehen kaum neue.
„Entscheidung noch nicht erfasst“? Der Vertrag läuft doch seit Jahren!
Das ist kein Widerspruch: Die Entscheidung ist in der Wirklichkeit längst gefallen — sie wurde nur im Programm nie als Annahme festgehalten. Tragen Sie sie einmal nach (siehe Meldung 1), dann ist der Fall dauerhaft erledigt.
Muss ich vor der nächsten Abrechnung alles aufräumen?
Nein, Sie können normal abrechnen. Empfehlenswert ist, in der Abrechnungsvorschau den Kasten „Vertragsentscheidung noch nicht erfasst“ kurz durchzusehen — insbesondere Einträge mit „keine Gebühr (0 €)“, wenn der Unterricht eigentlich berechnet werden soll. Alles Übrige kann nach und nach erledigt werden.
Wir nutzen gar keine Verträge — betrifft uns das?
Nein. Die Vertragsebene ist optional; wer nur mit Kursbelegungen arbeitet, arbeitet vollständig und korrekt und sieht keine dieser Meldungen.
Verschwinden die Hinweise wieder?
Ja. Jeder Hinweis nennt einen konkreten Fall, und mit dessen Klärung verschwindet er dauerhaft. Ist der Altbestand einmal durchgesehen, bleibt es ruhig.
Wo finde ich diese Erklärungen im Programm?
An jeder der beschriebenen Meldungen steht ein Fragezeichen-Symbol, das ein Hilfe-Fenster öffnet. Drei Themen erklären die Zusammenhänge: die drei Ebenen (Kursbelegung, Vertrag, Online-Abschluss), das Zusammenspiel von Vertrags- und Belegungsstatus sowie Zeiträume ohne zugeordnete Belegung. Aus jedem dieser Fenster führt ein Verweis zurück auf diesen Artikel.
Bei Fragen zu einem konkreten Fall helfen wir wie immer gern weiter — am einfachsten mit einem Bildschirmfoto der Meldung an info@msvplus.de.