Mit der Funktion „Sonderbelegungen" im Menü „Räume" ist es möglich, Belegungen einzurichten, die sich nicht über Kurse oder Prepaidkarten abbilden lassen.
MSVplus unterscheidet zwischen externen und internen Sonderbelegungen sowie kostenpflichtigen Raumvermietungen.
Interne Belegungen sind Belegungen, die
musikschulinternen Bezug haben: Räume, die wegen einer Lehrerkonferenz,
eines Vorspielabends oder Konzertes geblockt sind, fallen ebenso
darunter wie interne Fortbildungen etc.
So können zum Beispiel alle
Klavierkurse der Lehrkraft X ein Weihnachtskonzert im Raum Y
veranstalten oder alle Teilnehmer eines per Prepaidkarte abgerechneten
Trommelworkshops ein Abschlusskonzert geben. Lehrermeetings sind damit
ebenso zu verwalten wie Zeiten, an denen ein Lehrer anderweitig „geblockt" ist. Weil auch Interessenten eingebunden werden können, sind
damit auch Probestunden einfach einzurichten.
Aus diesem Grund können internen Sonderbelegungen
verschiedenste Teilnehmer zugewiesen werden: Lehrer, Schüler,
Interessenten, aber auch ganze Kurse und Prepaidkarten.
Externe Belegungen liegen immer dann
vor, wenn Personen außerhalb der Musikschule die Räume der Musikschule
nutzen: Privatlehrer, die einen Raum regelmäßig anmieten, Musikgruppen,
die einen Raum zu Probezwecken nutzen etc. In diesem Fall ist die Angabe eines Ansprechpartners
notwendig, der bei Rückfragen zur Belegung kontaktiert werden kann.
Eine kostenpflichtige Raumvermietung
ist ein Sonderfall einer externen Belegung. Die Angabe einer Zahlperson
ist zwingend. Sofern ein abweichender Ansprechpartner vorliegt, kann
dieser ebenfalls hinterlegt werden.
Bei Vermietungen kann zusätzlich der Mietpreis und die Berechnungsgrundlage festgelegt werden.
In dieser Ansicht werden je nach Auswahl die aktiven und / oder abgeschlossenen Sonderbelegungen bzw. die internen - und / oder externen und / oder Raumvermietungen aufgelistet. Hier haben Sie die Möglichkeit nach einzelnen Spalten zu sortieren und über die Suchabfrage nach Begriffen oder Namen, die mit der Sonderbelegung in Zusammenhang stehen, zu suchen.
Der grüne Button „+neue Sonderbelegung anlegen" führt zur Eingabemaske einer neuen Sonderbelegung.
Hier wählen Sie zunächst einen Namen für die Belegung und anschließend, ob es sich um eine interne oder externe Belegung bzw. um eine kostenpflichtige Raumvermietung handelt, außerdem den Turnus, die Daten des Termins, eventuell die Dauer (in Minuten) sowie die Räumlichkeiten. Abhängig von den bisher getätigten Angaben haben Sie nun die Möglichkeit einen Ansprechpartner (externe Belegung), eine Zahlperson (zwingend erforderlich bei kostenpflichtige Raumvermietung) oder verschiedene Kombinationen aus internen Personen, Kursbelegungen und/oder Prepaidkarten zu wählen (interne Belegung). Es werden unterhalb der Raumwahl Überschneidungswarnungen angezeigt, wenn im Raum besipielsweise zur geplanten Zeit noch ein Kurs stattfindet, aber auch wenn die Zeit der Sonderbelegung außerhalb von eingetragenen
Verfügungszeiten liegt. Ein Klick auf den Button „Sonderbelegung speichern“, legt die Sonderbelegung an.
Zu einer Sonderbelegung lassen sich auch Wiedervorlagen (Nachrichten / Erinnerungen) anlegen (um z.B.
rechtzeitig an das oben genannte Weihnachtskonzert zu erinnern) und
Dateien hochladen (zum Beispiel das Konzertprogramm oder der
Nutzungsvertrag mit dem externen Orchester).
