Verträge in MSVplus: Einführung

Brauche ich Verträge überhaupt?

Kurze Antwort: Nicht zwingend. Die Vertragsebene ist ein optionaler Aufbau. Wer ausschließlich mit Kursbelegungen arbeitet, arbeitet vollständig und korrekt — Stundenplan, Abrechnung und Schülerverwaltung funktionieren ohne Verträge genauso.

Die Vertragsebene lohnt sich, wenn Sie eines oder mehrere der folgenden Dinge abbilden möchten:

• Feste Laufzeiten und Bindungsfristen (z. B. 6-, 12- oder 24-Monats-Verträge) mit automatisch berechnetem Vertragsende,
• laufzeitabhängige Rabatte („Jahresvertrag = günstigerer Monatspreis“),
• garantierte Einheitenzahlen, etwa bei Prepaid-Verträgen,
• den Nachweis, welche AGB-Version einem Unterrichtsverhältnis zugrunde liegt,
• ein geordnetes Verlängerungs-Management rechtzeitig vor Laufzeitende,
• den Online-Vertragsabschluss, bei dem Ihre Kund:innen den Vertrag oder die Verlängerung bequem per Link bestätigen.

Die Grundidee: drei Ebenen

Unterricht wird in MSVplus auf bis zu drei aufeinander aufbauenden Ebenen erfasst. Jede Ebene setzt die darunterliegende voraus:

1. Die Kursbelegung ist der unmittelbare Eintrag und die Basis von allem: Sie steuert, ab wann und bis wann ein Unterricht im Stundenplan und in den Abrechnungen erscheint. Kurz: die Ebene des laufenden Betriebs.
2. Der Vertrag legt sich als Rahmen um eine oder mehrere Belegungen und hält die Modalitäten fest: Laufzeit, garantierte Einheiten, geltende AGB-Version, Verlängerbarkeit. Kurz: die Ebene der Vereinbarung.
3. Der Online-Vertragsabschluss baut auf dem vorbereiteten Vertrag auf: Ihre Kund:in erhält einen Link, sieht dort die Vereinbarungen, wählt ggf. eine Laufzeitoption und nimmt den Vertrag an (oder lehnt ab). Kurz: die Ebene der Kommunikation und Unterschrift.

Wichtig zum Verständnis: Der Vertrag ersetzt die Belegung nicht — abgerechnet und im Stundenplan angezeigt wird immer über die Belegung. Der Vertrag steuert, dokumentiert und gibt Struktur; deshalb ist es wesentlich, dass beide zusammenpassen (dazu unten mehr).

Was ein Vertrag festhält

• Laufzeit: Beginn und (ggf. automatisch aus einer Laufzeitoption berechnetes) Ende.
• Verlängerbar ja/nein: Entscheidet, was nach dem Laufzeitende vorgesehen ist. In beiden Fällen läuft ein Vertrag nicht automatisch weiter — bei „verlängerbar“ wird rechtzeitig eine Vertragsverlängerung angelegt, andernfalls endet der Vertrag mit der Laufzeit.
• Garantierte Einheiten: die vertraglich zugesagte Zahl von Unterrichtseinheiten.
• AGB-Version: welcher AGB-Stand dem Vertrag zugrunde liegt.
• Zugeordnete Belegungen: welche Kursbelegungen (oder Prepaidbelegungen) der Vertrag umfasst. Ein Vertrag kann mehrere Belegungen bündeln.
• Laufzeitoptionen: das Angebot an wählbaren Laufzeiten (nächster Abschnitt).
• Status und Vorgänge: ob und wie der Vertrag zustande gekommen ist (übernächster Abschnitt).

Laufzeitoptionen

Ein Vertrag kann mehrere Laufzeitoptionen enthalten — etwa „6 Monate“, „12 Monate“, „Schuljahr“. Jede Option kann eine eigene Laufzeit, Einheitenanzahl und einen laufzeitabhängigen Rabatt oder Zuschlag mitbringen (in Euro oder Prozent). Sobald eine Option gewählt ist, übernimmt MSVplus deren Werte automatisch in den Vertrag und berechnet das Vertragsende aus dem Vertragsbeginn.

Solange ein Vertrag mehrere Optionen, aber noch keine Wahl enthält, gilt er als „Laufzeit offen“ — typischerweise, während die Kund:in im Online-Vertragsabschluss noch nicht gewählt hat. Die Wahl treffen kann:

• die Kund:in selbst im Online-Vertragsabschluss, oder
• das Büro stellvertretend — etwa nach telefonischer Vereinbarung — über den dokumentierten Vorgang in der Vertragsansicht, als Teil der Annahme.

Hinweis: Laufzeitabhängige Rabatte wirken sich auf Kursbelegungen aus; bei Prepaidbelegungen werden sie nicht berücksichtigt.

Muss das Vertragsende die Belegungen beenden? Zwei neue Einstellungen

Musikschulen nutzen Verträge unterschiedlich — und beide Arbeitsweisen sind richtig: Manche befristen den Unterricht tatsächlich mit dem Vertrag und legen für jede Laufzeit neu an. Andere nutzen den Vertrag als Rahmen mit einer Mindestlaufzeit, nach der der Unterricht einfach weiterläuft, bis gekündigt wird. Seit September 2026 legen Sie selbst fest, welche Sichtweise für Ihre Schule gilt — unter Konfiguration → Grundkonfiguration → Verträge und Vertragsverlängerungen:

1. Belegungen beim Anlegen oder Annehmen eines Vertrags begrenzen?

Steht diese Einstellung auf „ja" (die Voreinstellung, so hat MSVplus schon immer gearbeitet), erhalten Kursbelegungen beim Anlegen oder Annehmen eines Vertrags mit Laufzeit automatisch das Vertragsende als Enddatum. Steht sie auf „nein", bleibt das Vertragsende reine Vertragsinformation: Ihre Belegungen laufen unverändert weiter, auch über das Vertragsende hinaus — passend zum Rahmenvertrags-Modell mit Mindestlaufzeit.

2. Vertragsende beim Kurswechsel auf unbefristete Belegungen übertragen?

Diese Einstellung betrifft die „Änderung zum Stichtag" (etwa einen Lehrer- oder Raumwechsel). In der Voreinstellung steht sie auf „nein": Eine Belegung, die vor dem Wechsel unbefristet lief, bleibt auch nach dem Wechsel unbefristet. Belegungen, die bereits ein Enddatum tragen, behalten es selbstverständlich in jedem Fall. Nur wer ausdrücklich möchte, dass der Wechsel das Vertragsende auf bislang unbefristete Belegungen überträgt, schaltet die Einstellung auf „ja".

Das Fragezeichen-Symbol neben den beiden Einstellungen erklärt die Einzelheiten direkt im Programm. Wenn Sie unsicher sind, welche Kombination zu Ihrem Vertragsmodell passt, melden Sie sich gern — wir schauen gemeinsam auf Ihre Arbeitsweise.

Status und Entscheidung: der „Vorgang“

Ein Vertrag durchläuft typischerweise mehrere Zustände: Er wird vorbereitet (z. B. „wartend“/ „Vertragsrückgabe erwartet bis …“), dann angenommen oder abgelehnt. Diese Entscheidung wird in MSVplus ausdrücklich festgehalten — beim Online-Vertragsabschluss automatisch durch die Kund:in, ansonsten vom Büro über die Status-Schaltfläche des Vertrags, die das Fenster „Vorgang bearbeiten“ öffnet. Dort erfassen Sie die Annahme (bei mehreren Optionen zusammen mit der gewählten Option) oder die Ablehnung, jeweils mit Datum und Begründung.

Seit dem August-Update 2026 sind Vertragsstatus und Belegungsstatus gekoppelt: Sobald am Vertrag eine Entscheidung erfasst ist, führt der Vertrag den Status der zugehörigen Belegungen automatisch — mit der Annahme übernehmen die Belegungen Status und Laufzeitende vom Vertrag. Den Status einer vertraglich gebundenen Belegung stellen Sie deshalb nicht mehr an der Belegung selbst um, sondern am Vertrag. So können Vereinbarung und laufender Betrieb nicht mehr unbemerkt auseinanderlaufen.

Auch eine Kündigung erfassen Sie am Vertrag; die Enddaten der zugehörigen Belegungen werden dabei automatisch mitgeführt.

Vertragsvorlagen: einmal definieren, immer wieder nutzen

Damit Sie Laufzeitoptionen, Rabatte und Konditionen nicht bei jedem Vertrag neu eintippen, gibt es Vertrags-Vorlagen (Menüpunkt „Konfiguration → Vertrags-Vorlagen“). Eine Vorlage dient als Blaupause beim Anlegen neuer Verträge und Verlängerungen und enthält:

• eine oder mehrere Laufzeitoptionen mit Bezeichnung, Laufzeit, ggf. Einheiten, Rabatt/Zuschlag und einem optionalen Erklärtext für Kund:innen („Jahresvertrag – günstigster Monatspreis“),
• optionale Einschränkungen, für welche Unterrichtsprogramme und Unterrichtsformen (reguläre Kurse oder Prepaidkarten) die Vorlage angeboten wird,
• bei Verlängerungsvorlagen zusätzlich Anwendbarkeitsregeln (z. B. „nur für Verträge mit mindestens 6 Monaten Laufzeit“) und Ablehnungskonditionen.

Verlängerungen

Ist ein Vertrag als verlängerbar markiert, legen Sie rechtzeitig vor Ablauf eine Vertragsverlängerung an — eine neue Laufzeit im nahtlosen Anschluss an die bestehende. Verlängerungen folgen demselben Optionen-Prinzip wie Verträge: Sie bieten eine oder mehrere Laufzeitoptionen an, aus denen die Kund:in (online) oder das Büro (per Vorgang) wählt. Alternativ hält eine Laufzeitoption ohne Enddatum den Vertrag dauerhaft offen.

Wird die Verlängerung online angeboten, steht der Kund:in neben den Annahme-Optionen automatisch auch eine Ablehnung zur Verfügung. Wichtig: Lehnt die Kund:in ab, endet der Unterricht nicht automatisch — er läuft ohne feste Laufzeitbindung mit monatlicher Kündigungsfrist weiter, ggf. zu den in der Vorlage hinterlegten Ablehnungskonditionen. So bleibt niemand versehentlich „ausgetragen“, nur weil er sich nicht neu binden wollte.

Der Online-Vertragsabschluss in Kürze

Zu einem vorbereiteten Vertrag oder einer Verlängerung erzeugt MSVplus einen Link, den Sie per E-Mail oder auf anderem Weg an die Kund:in geben. Unter dem Link sieht sie die Vertragsvereinbarungen (Laufzeit bzw. Optionen mit Endpreisen, eingeschlossene Belegungen, Konditionen), wählt ggf. ihre Option und nimmt an oder lehnt ab. Die Entscheidung wird automatisch in den Vertrag übernommen — inklusive Statuskopplung zu den Belegungen. Offene und erledigte Abschlüsse sehen Sie auf dem Dashboard; bearbeitet werden sie über den Menüpunkt „Online-Vertragsabschlüsse bearbeiten“, konfiguriert über „Online-Vertragsabschlussformular“.

Details dazu im bestehenden Artikel Online-Vertragsabschlüsse.

Schritt für Schritt: der erste Vertrag

1. Belegung anlegen wie gewohnt. Der Unterricht selbst entsteht weiterhin als Kursbelegung (oder Prepaidbelegung).
2. Vertrag an der Belegung anlegen. In der Schüler:innen-Ansicht finden Sie an jeder Belegung ohne Vertrag die kleine Plus-Schaltfläche „Vertrag anlegen“. Sie öffnet die Vertragsanlage für genau diese Belegung.
3. Konditionen festlegen. Entweder Sie wählen eine vorbereitete Vertrags-Vorlage — oder Sie legen die Laufzeitoptionen im ersten Schritt der Vertragsanlage von Hand fest.
4. Entscheidung herbeiführen. Entweder Sie erzeugen einen Online-Vertragsabschluss und schicken den Link an die Kund:in — oder Sie erfassen die Annahme (bzw. Ablehnung) selbst über die Status-Schaltfläche des Vertrags („Vorgang bearbeiten“), etwa wenn der unterschriebene Vertrag auf Papier zurückkommt.
5. Fertig. Ab jetzt führt der Vertrag Status und Laufzeitende der Belegung; Verlängerungen legen Sie später direkt am Vertrag an.

Best Practices

1. Mit Vorlagen arbeiten. Definieren Sie Ihre Standard-Konditionen einmal als Vertrags-Vorlage, statt sie je Vertrag neu einzugeben. Das hält die Konditionen konsistent und ist Voraussetzung für einen reibungslosen Online-Abschluss.
2. Entscheidungen sofort erfassen. Kommt ein unterschriebener Vertrag zurück oder wird etwas telefonisch vereinbart: Halten Sie Annahme oder Ablehnung gleich im „Vorgang“ fest. Was nur „im Kopf“ entschieden ist, kennt das Programm nicht — solche Fälle erscheinen später als „ohne Entscheidung“ in den Hinweisen.
3. Status am Vertrag pflegen, nicht an der Belegung. Seit der Statuskopplung ist der Vertrag die maßgebliche Stelle; das Status-Fenster der Belegung führt Sie bei gebundenen Belegungen automatisch dorthin.
4. Die Laufzeit lückenlos mit Belegungen hinterlegen. Jeder Zeitraum, für den der Vertrag läuft, sollte durch eine zugeordnete Belegung abgedeckt sein — sonst wird für diese Zeit nichts abgerechnet, und das Programm weist auf die Lücke hin. Wenn Sie eine Belegung beenden oder wechseln, denken Sie den Vertrag mit (Laufzeit anpassen oder Folgebelegung zuordnen).
5. Klein anfangen. Starten Sie mit neuen Verträgen ab heute. Den Altbestand müssen Sie nicht rückwirkend erfassen — und wo alte Verträge bereits existieren, genügt es, die längst gefallenen Entscheidungen nach und nach im Vorgang nachzutragen.
6. Verlängerungen rechtzeitig anlegen. Planen Sie genug Vorlauf vor dem Laufzeitende ein, damit Ihre Kund:innen in Ruhe online wählen können — und die Anschlusslaufzeit nahtlos beginnt, bevor die alte endet.
7. Die AGB-Version mitführen. Ordnen Sie jedem Vertrag den geltenden AGB-Stand zu — bei späteren Rückfragen ist ohne Suchen belegbar, welche Bedingungen vereinbart waren.
8. Hinweise als Werkzeug nutzen. Die Hinweise auf der Startseite und in der Abrechnungsvorschau zeigen Ihnen genau die Verträge, bei denen etwas zu klären ist. Was die einzelnen Meldungen bedeuten und wie Sie sie auflösen, erklärt der Artikel „Neue Hinweise zu Verträgen und Abrechnung“.

Ausblick: Eine ausführliche Anleitung mit Bildschirmfotos zu allen Vertrags-Funktionen ist in Arbeit und ersetzt diesen vorläufigen Überblick. Parallel ergänzen wir Hilfe-Knöpfe mit Erklärungen direkt im Programm.

Bei Fragen — auch zur Frage, ob sich die Vertragsebene für Ihre Schule lohnt — melden Sie sich gern bei uns: info@msvplus.de.